結婚式二次会での幹事の仕事

結婚式の二次会の幹事を頼まれたら、祝福の気持ちと共に、果たして自分に務まるのだろうかという不安感が生まれますよね。始めて幹事を任されるケースや、仕事が忙しくて考える時間が限られてくるケースなど、幹事の状況も様々です。
本記事では、幹事を任されてから、二次会が終わるまでの流れとやることをまとめていますので、是非とも活用いただければ幸いです。仲の良い友人の晴れ舞台を最高の思い出にしてあげるために、早めの準備で新郎新婦の負担を減らしてあげましょう。

本番5~3か月前

この時期にしっかりと準備しておくことが重要

1.役割分担

まずは、可能であればランチや飲み会ついでに、新郎新婦と幹事全員での “顔合わせ” をしたいところです。

初めて顔を合わせる友人同士はもちろん、既知の間柄であっても、全員で集まることで団結感が生まれ、目指すゴールを共有することが出来ます。その際に、リーダー・司会・アシスタント・会計担当などの役割分担をしておくと、その後の進行がスムーズになります。

幹事を選ぶポイントとしては、以前幹事をやったことがある、会場と幹事の住まいが近い、新郎新婦と仲が良い、世代が近いなどが挙げられます。幹事の人数は、新郎側2名、新婦側2名が一般的で、半年前くらいには打診しましょう。

2.日時や予算の確認

顔合わせのとき、もしくは、リーダーが代表して、新郎新婦にパーティ概要の確認をします。結婚式が迫ってくると、新郎新婦は挙式・披露宴の準備で慌ただしくなるため、事前にしっかりと確認して齟齬が生まれないようにしましょう。

当面は会場選びや招待状作りが急務となるため、日時・場所・予算の希望は、早い段階で必ず新郎新婦に確認しておきます。開催する日時と大まかな地域を決めておくか、候補をいくつか出しておくと良いでしょう。

3.ゲストをリストアップ

会場選びの前に、新郎新婦に確認して、二次会に招待するゲストをリストアップします。可能であれば新郎新婦にお願いして、早めに各ゲストが参加できるかどうか確認してもらい、大体の人数を把握しておくと、会場のキャパを決めやすいです。

ただし、二次会の準備が進み、いざ招待状を送っても、なかなか返信がない場合や、直前で都合の付かなくなる人もいますので、キャンセルは数人出ると想定しながら進めると良いでしょう。

4.会場を決める

日時とゲストの人数、予算、開催する地域(会場)が大まかに決まれば、早急に会場選びを始めます。新郎新婦が既に希望の会場があったりするので、事前に確認した上で、候補をいくつかピックアップし、出来れば新郎新婦と一緒に下見をしましょう。

裏方側の動きの確認もあるので、幹事全員が一度は会場に訪れると安心です。また、会場を下見する際に、仮予約の仕組みやキャンセル料、予約金の有無などを聞いておきましょう。

5.料理やドリンクを決める

会場と本契約する際やゲストに会費を伝える前に、当日提供する料理やドリンクを決めることが重要です。

会場によっては、料理のコースが選べたり、ドリンクもアルコールの種類で金額が異なったりしますが、場所代と合わせて4,000円~6,000円程度が一般的といわれています。二次会の開催時間によっては、軽食で良かったりするので、ゲストの負担を考慮して高くなりすぎないようにしましょう。

6.必要な備品をリストアップ

会費を決める上で、当日使用する備品をリストアップしておくと、諸経費が明確となって計画が立てやすくなります。特に、二次会の目玉である景品・ゲーム・ケーキ・シャンパンタワーなどは、会費の設定金額に大きく影響してきます。

一般的に、会費は飲食代に2,000円~3,000円上乗せした金額といわれていますが、景品を豪華にしたかったり、ゲストの負担を軽くしたかったり様々ですので、収支のバランスを考えながら備品を選別しましょう。

結婚式の二次会で準備するものを別の記事でまとめていますので、併せて確認してみてください。しっかりとした計画と準備で、結婚式の二次会に参加するゲストをもてなしましょう。

本番2か月前~直前

仕上げと確認を怠らずラストスパート

7.招待状を送る

結婚式二次会の日時・会場・会費が決まったら、招待するゲストに対して招待状を送ります。

ハガキで郵送するのが一般的ですが、ゲストからのレスポンスが速いことや、安価で済むことから、近年ではメールやSNSで招待するケースも増えてきています。

8.出欠を集計する

招待状を送ってから、2~3週間以内に出欠を集計して、大まかな人数を確定させましょう。

直前までゲストの人数が確定しないケースも多いので、失礼がない程度に個別に出欠を確認していくことも大切です。病気や家族の事情によって、やむをえずドタキャンになるゲストもいるかもしれないので、キャンセル時の対処を決めておくことが大切です。

9.プログラム・演出を決定する

会場は時間制になっているケースが多いため、当日プログラムの時間割を、出来る限り細かく決めておきます。

ゲストにとっては久しぶりに会う友人との会話も楽しみなので、歓談の時間を十分に取り、詰め込みすぎないようにしましょう。また、音響や照明など、会場によっては段取りが異なりますので、会場側にしっかりと確認しておくことが必要です。

結婚式二次会のタイムスケジュール例を別の記事でまとめていますので、併せて確認してみてください。出来るだけ細かくスケジュール割をすることで、二次会の雰囲気をシミュレーションすることができ、当日の円滑な進行にも役立ちます。

10.備品を購入する

事前にリストアップした景品などの備品を、可能であれば当日2週間前までには調達しておきます。

購入する際には、レシートや領収書を必ず貰っておき、新郎新婦に掛かった費用を請求しましょう。会場によっては、前日までに備品を持ち込めるケースもありますので、当日の負担を減らすために、会場側に確認しておきましょう。

景品サイト「パリスマ」では、流行のトレンドアイテムから、女性にも喜ばれる海外輸入雑貨や美容グッズ、自分ではなかなか買えないけど欲しい高額商品など、ゲストに必ず喜ばれる景品を豊富に取り揃えておりますので、是非とも一度ご覧になって下さい。

11.最終確認

事前に新郎新婦と幹事で、当日の流れを最終確認しておくことが理想的です。

当日、新郎新婦(特に新婦)は自分達の準備で手いっぱいになりますので、各担当の幹事がしっかりと自分の役割を把握しておくことが重要です。また、会場に対して、人数の最終報告と音響・照明の確認をしておくと安心です。

二次会当日

いよいよ本番!Enjoy yourself!

12.当日準備

結婚式の二次会は、挙式・披露宴と同日に場所を移動して行うケースが一般的ですが、少なくとも会場の1時間前に幹事は会場に到着し、会場側に挨拶を済ませておきましょう。

また、事前に決めた司会・アシスタント・会計担当などに分かれ、それぞれの持ち場の確認と、備品のチェックをしておきます。慌ただしく時間が過ぎていきますが、せっかくの晴れの場ですので、ゲストを笑顔で迎えられるよう、時間に余裕をもって進めましょう。

13.受付・会費集め

開場し、ゲストが会場に集まってくると、受付担当の出番となります。事前に名簿を作成しておくと、ゲストから会費を集めたときにチェックすることが出来るので便利です。

クロークがあればゲストの持ち物とクローク札を交換したり、芳名帳に記帳してもらったりして、ゲストを会場に通していきます。このときに会場内に1人幹事がいると、ゲストの誘導がスムーズになります。

14.二次会を運営する

二次会の開始時間になると、いよいよ司会の腕の見せ所となります。スムーズな会の進行と、ユーモア溢れるパフォーマンスがあれな、緊張した会場の雰囲気も、和やかに楽しいものとなるはずです。

司会をフォローするアシスタントや撮影係がいれば、より円滑に買いを進行することが出来ます。

15.片付け・3次会への誘導

二次会も無事に閉会となり、新郎新婦がゲストをお見送りしたら、幹事にとっても最後の仕事となります。

もし、事前に三次会のアテを付けてるようであれば、ゲストが迷わないように、三次会の誘導係と二次会の片付け係に分かれて進めましょう。二次会で集計した会費は、当日中に新郎新婦に渡しておくと、紛失や盗難の心配もなく、トラブル回避につながります。